П.1 ст. 50 ГК РФ ч. 1: «Общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества». Указанная норма частично продублирована в п. 2 ст. 12 14-ФЗ: «Устав общества должен содержать сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам». То есть, обобщая вышеописанное, общество обязано хранить документы, регламентированные законом, уставом и прочими нормативными и внутренними актами, и по требованию участника предоставлять к ним беспрепятственный доступ. Среди прочего такие требования распространяются на[1]:
– *договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, утверждённый учредителями (участниками) общества, а также внесённые в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
– *протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
– *документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
– *внутренние документы общества;
– *положения о филиалах и представительствах общества;
– *решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчёт об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;
– *протоколы общих собраний участников общества, заседаний ревизионной комиссии общества;
– *списки аффилированных лиц общества;
– *заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
– судебные решения по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нём, а также судебные акты по таким спорам, в том числе определения о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления либо заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска;
– протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества;
– договоры (односторонние сделки), являющиеся крупными сделками и (или) сделками, в совершении которых имеется заинтересованность;
– иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
П.4 ст. 50 14-ФЗ сообщает, что общество вправе отказать в предоставлении документов при наличии хотя бы одного из следующих условий:
– электронная версия запрашиваемого документа на момент предъявления участником общества требования размещена на сайте общества в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в свободном доступе либо раскрыта в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации о ценных бумагах для раскрытия информации;
– документ запрашивается повторно в течение трёх лет при условии, что первое требование о его предоставлении было надлежащим образом исполнено обществом;
– документ относится к прошлым периодам деятельности общества (более трёх лет до момента обращения участника общества с требованием), за исключением документов, помеченных «*».
Документы, поименованные выше, предоставляются участнику в течение пяти дней со дня предъявления требования по месту нахождения исполнительного органа (если иное место не определено уставом общества либо внутренним документом). В т. ч. участник вправе требовать копии соответствующих документов, которые общество обязано предоставить за плату, не превышающую расходов на их изготовление и пересылку при необходимости. Если в обществе предусмотрена обязанность предоставления документов только после оплаты указанных расходов, то срок, обозначенный выше, начинает течь с момента, когда такая оплата будет произведена. При этом само общество обязано выставить соответствующий счёт участнику в случае его обращения в течение трёх дней[2].
Важно! П. 5 ст. 50 14-ФЗ: «Срок исполнения обязанности по предоставлению документов, содержащих конфиденциальную информацию, исчисляется не ранее чем с момента подписания между обществом и обратившимся с требованием о предоставлении доступа к документам участником договора о нераспространении информации (соглашения о конфиденциальности) по форме, принятой в обществе».
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
[1] П. 2 ст. 50 14-ФЗ.
[2] П. 3 ст. 50 14-ФЗ.
